OfficeソフトでPDFファイルを作成する

Office(エクセル、ワードなど)ソフトで作ったファイルをインターネット上で公開するには、PDFにすることが多いです。

PDFとは?

PDFはPortable Document Formatの略で、ドキュメント(文書)をどんなパソコン、スマホ、タブレットからでも無料ソフトをつかって文字化けやレイアウト崩れの心配なく開けるファイルです。

グラフィックソフトのPhotoshop(フォトショップ)などを扱っている、アメリカのアドビ社が開発し、今は世界標準になっています。

開くためには、PDF Reader(リーダー)というPDFを読み込むためのソフト(アプリ)が必要ですが、公式のAdobe Acrobat Readerは無料でインストールできますし、何も入れなくてもすでに何らかのReaderが入っている場合も多いです。

インターネット上でのPDF

エクセルやワードをそのままの形で保存できますので、ネット上にアップロードしてリンクを貼れば、誰でもダウンロードできます。
その手軽さから、お役所などの通知や記入用紙などは多くがPDFで配布されています。

PDFを編集するには

PDFで保存した文書は、通常のワードエクセルなどで再編集することができません。
変更してほしくないファイルを配布するにはぴったりです。

編集するための特別なソフトが必要です。(ほとんどの場合は有料です、無料ソフトであまり良いものを見かけません)

ご自分のOfficeソフトで作成したものは、もとのファイルを変更して再度PDFに保存しなおせば良いです。

※無料ソフトは、よく説明を読まずにインストールすると、不必要なソフトを一緒にインストールしたりブラウザのトップページを変えてしまったりするので気を付けてください。

エクセルからPDFを作る

マイクロソフトのOFFICEは、標準でPDFに保存する機能があります。
ここでは、Excel(エクセル)を使ってPDFを作成してみましょう。
(Wordもほぼ同じです)

保存したい文書を開き、『ファイル』をクリック

保存したい文書を開いて、左上の『ファイル』をクリックします。

※このテンプレートはMicrosoft Officeのテンプレートサイトからダウンロードしました
楽しもうOffice Officeテンプレート

『エクスポート』メニューをクリック

左側の『エクスポート』というメニューをクリックします。

『PDF/XPSの作成』というボタンをクリックします。

ファイルを名前を付けて保存

ファイルを保存する場所を指定します。

図では『One Drive』の中になっていますが、ご自身の好きな場所に保存してください。
場所を忘れてしまうと、探すのが面倒なので、ファイルの置き場所は一定のところに決めておいたほうが良いでしょう。

デスクトップに保存するのはわかりやすいですが、デスクトップにたくさんファイルがありすぎると、パソコンの動作が重くなるので、あくまでも一時的な置き場所と考えましょう。

ファイルの拡張子は必ず『.pdf』にしておいてください。
何も指定しない場合は、自動的に『.pdf』になります。

ファイル名は半角英数で、空白を空けない
日本語でファイル名をつけることもできますが、インターネット上で公開する場合はファイル名が文字化けすることがありますので、出来る限り半角のローマ字などでファイル名を付けるようにしましょう。

保存フォルダにいくと『.pdf』拡張子のファイルが保存されているのがわかります。

PDFファイルを開いてみる

『.pdf』拡張子のファイルをパソコンで開いてみます。

Adobe Acrobat Reader(アドビ・アクロバット・リーダー)が入っていると、このように立ち上がってファイルを見ることができます。

PDFの欠点

簡単に文書を扱えるPDFは非常に便利なので、お役所などで多様されていますが、いっぽうでは嫌われる場合もありますので注意が必要です。

  • PDFは重い
    一度ダウンロードしてから開くことになりますので、時間がかかり、嫌われる場合が多いです。

  • PDFは見づらい
    印刷目的のファイルなら、PDFは良いのですが、画面上で見る場合、見づらい場合があります。

  • 目的の箇所を探しづらい
    PDFを検索することは可能ですが、ネット上の操作は通常のホームページよりも不便になります。
    とくにホームページの中を検索する場合、PDFの文章の中身までは検索されないことがほとんどですので、配慮が必要です。

読者の方の要望や目的に応じて上手に使い分けましょう。

Adobe Acrobat Readerについて

↓ダウンロードはこちら
https://get.adobe.com/jp/reader/

インストール時の注意

Adobe Acrobat Readerは、安全なソフトですが、インストール時にオプションソフトが一緒に入ってくる場合があります。

説明をよく読んで、不要な場合は☑チェックを外してインストールしましょう。
(どのソフトをインストールするときもも同様です)

まとめ

以上、エクセルを使ってPDFファイルを作る手順をご説明しました。

タイトルとURLをコピーしました